Aunque te pueda llamar la atención el encontrar este artículo hoy, el ser freelance o self-employed en Reino Unido es más común de lo que puedes imaginar.

Este artículo es una guía que se puede aplicar a cualquier profesión y actividad, aunque se ponen ejemplos orientados a profesores. Pero, sinceramente, las cuentas se pueden echar exactamente igual para cualquier profesional que no llegue a cobrar £80.000 anuales. Y esto por lo general es lo más común ¿verdad? 🙂

Antes de empezar con detalles “técnicos”, debes saber que no soy una experta ni tengo intención de hacer una gestoría privada, pero sí llevo varios años como self-employed. Y ¿es esto una práctica común para un profe?. Pues, incluso más de lo que te puedes pensar.

En tres años he conocido más españoles autónomos en Londres que en toda mi vida en España. También he conocido otra gente digamos “en bloque” que no lo es, como es la gente que trabaja en el sector de la hostelería. Por poner un ejemplo, entre las personas cercanas que son self-employed hay: un guía turístico, una diseñadora de espacios para tiendas, una modista de alto standing, ¡ah! Y mi querida amiga Marisa, que era secretaria en una multinacional y trabajaba de personal assistant. Todos son self-employed. Si nos ponemos a hablar de encargados de obra o de albañiles también podría aplicarse, pero es que no he conocido a muchos.

La cuestión es que es una práctica mucho más habitual de lo que te puedes imaginar. A no ser que ya hayas querido “ser emprendedor” en “las Españas”, la primera vez que entras por la puerta de una agencia no te lo planteas, pero te lo plantean cómo quieres cobrar eres ¿self-employed? O usas una ¿umbrella company?. Puedes ver leer el artículo el primer artículo de esta serie en este enlace Cómo registrarse como self-employed.

¿Y es sencillo? Sinceramente a esta pregunta tengo que contestar que desde luego que sí. Y por lo que me se quejan los autónomos en Spain, diría que es mucho más sencillo y con más ventajas.

¿Qué debo pagar como self-employed?

Como self-employed el pago de impuestos consiste en dos cosas:

• Contribución a la seguridad social (National Insurance Contributions)
• Impuestos a Hacienda (Income Tax)

Si además ganas más de £79.000 al año necesitas obligatoriamente pagar el VAT (equivalente al IVA) y declararlo cada cuatro meses. Desde el punto de vista por ejemplo de un tutor self-employed o profesor autónomo es bastante poco probable que ocurra esto. En esta guía no se cubre este caso. :). Bueno, y si eres un tutor que alcanza a ganar esa cantidad de dinero, entonces, ya supongo que no necesitarás ni esta guía ni nada de ésto. 🙂 porque contratarás servicios más especializados que te lleven la contabilidad.

 

Pasamos a estudiar cada uno de los puntos.

#1 Contribución a la Seguridad Social (National Insurance Contributions)

Cuando te registras como self-employed automáticamente entras en el sistema de Contribución a la Seguridad Social o NIC (National Insurance Contributions).

Vamos a explicarlo a continuación.

Los empleados que trabajan para alguien pagan el NIC Tipo 1 (Class 1 NIC), pero los autónomos pagan otro tipo de contribución a la Seguridad Social. Esto es o bien la contribución de Tipo 2 o la contribución de Tipo 4 (NIC Class 2 o el NIC Class 4).

Si tienes eres self-employed y además eres un trabajador empleado en algún otro sitio, debes pagar igualmente tu régimen de autónomo y, por tanto, uno de estos dos tipos. Dependerá de las circunstancias el pagar uno u otro el que te ahorres algo.

Vamos a ver cada uno de ellos en algo más de detalle.

Class 2 NICs

Como self-employed debes pagar semanalmente £2,70. Esta contribución cuenta para tu pensión estatal, para la prestación por incapacidad, para bajas maternales y bajas por asuntos familiares de defunción. El HMRC se pondrá en contacto contigo para pagar esto de forma regular: la forma más sencilla es pagarlo mensualmente por domiciliación bancaria (Direct Debit).

Habitualmente debes pagar el tipo 2 (Class 2 NICs) aunque sólo seas self-employed en tu tiempo libre. Es decir, siempre que hagas algo por tu cuenta y cobres por ello, aunque sea una pequeña cantidad. En este caso, si ganas una pequeña cantidad como self-employed (menos de £5.725), puedes pedir el formulario CF10 y solicitar estar exento de pagar el Class 2 NIC. Si haces eso, sin embargo, debes asegurarte de que no vas a perder tu pensión estatal.

Class 4 NICs

Si eres self-employed puede que tengas que pagar el tipo Class 4 NIC, que pagarás al final del año fiscal al mismo tiempo que pagas tus impuestos a Hacienda. El Class 4 NIC se calcula como un porcentaje de los beneficios obtenidos (9% de los beneficios entre £7.755 y £41.450) más un 2% de cualquier beneficio obtenido por encima de esa cantidad.

Si estás ya jubilado con la pensión estatal no tienes que pagar el Class 4 NICs.

En el caso de que seas empleado y autónomo a la vez puede que estés ganando por encima de cierta cantidad de dinero (£41.450). Tendrás que echar cuentas porque puede que estés pagando más de la cuenta por tu NIC. Entonces, deberías contactar con Haicenda ( HMRC ) para aplazar el pago hasta que corrijan o calculen la cantidad correcta que debes pagar. Habrá que buscar el formulario CA72B en la web de HMRC.

#2 Los impuestos a pagar en HRMC (Hacienda)

Observemos este gráfico para entender el ejemplo.

 

 

 

 

 

 

 

http://www.thetutorpages.com/

Fechas y periodos importantes dentro del ciclo de pago de impuestos como self-employed:

• El año fiscal va del 6 de abril al 5 de abril (tax years)
• Las fechas en las que se han de pagar los impuestos (income tax payments)
• Las fechas para enviar la devolución (tax return)

El gráfico asume que estás registrado como self-employed en el año 2013-2014, que has decidido que te hagan la devolución online y que el periodo de contabilidad es el mismo que el año fiscal.

Los puntos más importantes son:

Si haces la declaración online tienes 9 meses para rellenar la devolución de tasas después del primer año fiscal (no para los siguientes). El HMRC te da 9 meses antes de tener que pagar impuestos. Esto puede parecer algo positivo, pero realmente a la vez tienes que rellenar una factura doble. Esto es porque al HMRC le gusta el pago bi-anual en su contabilidad para los años siguientes y hace que tu primera factura coincida con tu primer pago en su contabilidad del año siguiente. Necesitarás asegurarte de que tienes el dinero a tiempo y disponible.

Los pagos a cuenta normalmente se basan en la factura de pago de impuestos (tax bill) del año anterior. Esto está bien si tus ingresos se quedan estables o crecen cada año, pero no está tan bien si tus ingresos disminuyen. Puedes también decir al HMRC que tu predicción de ingresos van a ser menores al año siguiente y entonces te ajustarán tu factura bi-anual.

Impuestos

En el año 2013-2014, por tus ingresos por encima de lo que se denomina Personal Allowance de £9.940 y hasta £150.000, los impuestos por los beneficios obtenidos se calculan en dos tramos:

Tasa básica: 20%	0 – £32.000
Tasa alta: 40%	> £32.000

La siguiente tabla te da una indicación de cuánto dinero necesitarás pagar combinado con el NIC Class 4. Recuerda que esta cantidad no es exacta y que no lo será hasta que no rellenes

¿Cómo llevar una sencilla contabilidad?

Para poder rellenar la devolución de las tasas (tax return) – lo que en España sería declaración de la renta – necesitarás mantener una serie de rutinas y guardar datos. A esto lo llamaré una “sencilla contabilidad”.

Hay tres cosas principales que debes recordar:

• Establecer un sistema
• Mantener el sistema actualizado
• Guardar ese registro durante 6 años

El sistema que uses puedes elegirlo tu mismo, pero lo más básico es llevar y mantener un sistema sencillo con lo que ganas y los gastos que sean desgrabables para el negocio. Puedes comprar un libro de contabilidad sencillo (ingresos y gastos) o crear algo en el ordenador que se ajuste a lo que tu quieres y necesitas. También hay muchos tipos de software comercial, pero a veces pueden ser demasiado complejos y caror para las necesidades de por ejemplo un tutor o un profesor particular.

Guardar los datos de forma electrónica está bien, pero necesitarás imprimir alguna copia en papel también.

#1 La cuenta de ingresos (income)

Si sólo estás ganando una pequeña cantidad por cada clase, no es necesario dar ningún tipo de recibo al padre o al estudiante, tampoco es necesario hacer facturas. El principal punto es anotar lo que recibes de alguna forma. Si estás recibiendo muchos pagos puede tener sentido hacerse una cuenta separada para esto en el banco- aunque en lo que respecta al HMRC no le preocupa, porque no es obligatorio. Finalmente, y estrictamente hablando, en este registro debe figurar la fecha en que se ha realizado la clase, y no la fecha de cuándo se cobra.

#2 La cuenta de gastos (expenses)

Como self-employed puedes tener permitidos y admitidos ciertos gastos en tu negocio. Esto significa que, cuando hagas la declaración al final del año fiscal, puedes deducirte estos costes de los ingresos y reducir así la cantidad que tienes que pagar a Hacienda (tax bill). Recuerda guardar todos las facturas – por ejemplo, puedes guardar las facturas de cada mes en un sobre, separando cada mes del año. Puedes después copiar una vez al mes estas cantidades en el sistema.

¿Qué gastos te puedes descontar?

Para el HMRC son deducibles aquello que se atiene a este principio:

“Es deducible todo gasto que se haga con el único propósito del negocio en sí”

Algunos gastos son fáciles de saber y llevar en cuenta, por ejemplo, cuando compras un libro de texto con el único propósito de tutoría. Sin embargo, puede que necesites calcular qué proporción de un gasto puede ser realmente con el propósito del negocio.

En la declaración, los gastos deducibles se dividen en diferentes categorías. Si el volumen de ventas es menor de £68.000, puedes poner como gasto de negocio una cantidad única. Sin embargo, durante el año, tiene sentido guardar y registrar esos gastos bajo diferentes categorías en la página de gastos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Las circunstancias de cada uno pueden ser muy diferentes, lo siguiente sólo es un guía que será relevante para la mayoría de los tutores self-employed.

Para la tutores, los gastos más relevantes son:

#1 Libros y gastos de papelería

Como tutor o profesor privado, debes registrar cada uno de los gastos relativos globalmente a papelería (folios, sellos, fotocopias, impresión, calculadoras, bolígrafos, etc.), también libros de texto, currículos y cualquier otro tipo de material educativo que necesites comprar.

#2 Gastos de transporte

El transporte desde y a un sitio en concreto no cuenta como gasto. Sin embargo, si eres un tutor itinerante, tienes permitido la reclamación de gastos por transporte. También hay que recordar que, en cualquier caso, siempre puedes calcular un porcentaje por transporte haciendo una estimación de lo que puede corresponder a gastos de transporte relativo al trabajo como tutor.

• Para trenes y autobús puedes guardar los tickets.
• Para las tarjetas como la Oyster puedes solicitar un registro histórico para calcular el porcentaje relativo a los viajes que están relacionados con los viajes por trabajo como tutor.

• Para vehículos privados, hay dos opciones. Una es la opción del método del coste exacto y la oportación al negocio, para ello debes buscarlo en la guía en la web de HMRC. Y otra opc
  
  ión más sencilla, es el método del kilometraje (mileage rate method), es donde simplemente anotas cuántos kilómetros has viajado para ir a hacer tu clase, y aplicar un coste por kilómetro. Si usas este método, no puedes solicitar ningún gasto relativo a la gasolina o a costes por mantenimiento del vehículo.

• Costes de aparcamiento y otros.

 

#3 Negocio desde casa

El HMRC deja que solicites un porcentaje estimando gastos en los que puedes tener si el negocio lo llevas desde casa. Este porcentaje cubre una proporción de los gastos corrientes (electricidad, gas, agua), teléfono e Internet. Las tasas son:

Por ejemplo, si trabajas 40 horas desde casa durante 10 meses, y los otros dos meses trabajas 60 horas al mes:

10 meses x 10 = £100

2 meses x 18 = £36

Total = 100 + 36 = £136

Si piensas que estas tasas no se ajustan a tus gastos, puedes hacer la proporción exacta y aportarlo como evidencia de uso del negocio al HMRC.

#4 Otros gastos

Otros gastos que puedes incluir:

• Costes de anuncios y promoción, como anuncios de servicios de tutor en una página web, en tu blog, en un periódico o tarjetas de negocio y flyers.
• Costes de seguros como el seguro llamado de liability y el de protección
• Tasas por ser miembro de alguna organización profesional directamente relacionada con la tutorización
• Costes por contabilidad como la contratación de un contable o gestor profesional

#5 Y finalmente… otros activos

También puedes conseguir desgrabarte por cierta cantidad de capital frente a los impuestos de ciertos activos. Activos fijos son activos como los vehículos, ordenadores, impresoras y muebles. Si eres músico, un instrumento musical es también un activo.

Debes contabilizar o guardar registro de estos gastos en una hoja por separado respecto de los gastos fijos. Y debes estimar el porcentaje usado para el negocio.

De hecho, por ejemplo, como tutor o profesor particular esto significa que puedes solicitarlo por algo como un ordenador. De la misma forma puedes hacerlo con los otros activos, pero en una sección diferente en tu declaración (tax return).

La inversión máxima actualmente es de £250.000, y se aplica hasta Enero de 2015.

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Y ahora ¿sabías que el 90% de los profesores que dan clases particulares de español y que trabajan en colleges son self-employed?. ¿Sabes que incluso tu profe de inglés es seguramente self-employed?

Entonces, imagino que ahora no te sorprenda que haya escrito este artículo. Casi todo el trabajo que he dedicado en el blog está relacionado con la vida como profe. Y todo profe que aterriza por primera vez por aquí, le puede parecer extraño. Pero así es. Personalmente a mi me tocó inicialmente para facturar los servicios que ofrezco en el blog :), además de mi trabajo por las tardes en un college como profesora de español. También, se puede incluir al cuidado de niños en casa, de niñera y de nanny.

¿Te parece complicado? ¿Eres lo suficientemente atrevido para emprender en Reino Unido? ¿te lo han planteado alguna vez en Inglaterra para poder hacer algún trabajo?. ¿hay algo que te llame la atención en ser freelance? Cuéntanos…